Dr. Kaoru Ishikawa
seorang ilmuwan Jepang, merupakan tokoh kualitas yang telah memperkenalkan
user friendly control, Fishbone
cause and effect diagram, emphasised the ‘internal customer’ kepada dunia. Ishikawa juga yang pertama memperkenalkan 7 (
seven)
quality tools: control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, and flowchart yang sering juga disebut dengan “7 alat pengendali mutu/kualitas” (
quality control seven tools).
Diagram
Fishbone dari Ishikawa menjadi satu
tool yang sangat populer dan dipakai di seluruh penjuru dunia dalam mengidentifikasi faktor penyebab problem/masalah. Alasannya sederhana. Fishbone diagram tergolong praktis, dan memandu setiap tim untuk terus berpikir menemukan penyebab utama suatu permasalahan.
Diagram “tulang ikan” ini dikenal dengan
cause and effect diagram. Kenapa Diagram Ishikawa juga disebut dengan “tulang ikan”?…..ya memang kalau diperhatikan rangka analisis diagram Fishbone bentuknya ada kemiripan dengan ikan, dimana ada bagian kepala (sebagai
effect) dan bagian tubuh ikan berupa rangka serta duri-durinya digambarkan sebagai penyebab (
cause) suatu permasalahan yang timbul.
Dari gambar di atas terlihat bahwa faktor penyebab problem antara lain (kemungkinan) terdiri dari : material/bahan baku, mesin, manusia dan metode/cara. Semua yang berhubungan dengan material, mesin, manusia, dan metode yang “saat ini” dituliskan dan dianalisa faktor mana yang terindikasi “menyimpang” dan berpotensi terjadi problem. Ingat,..ketika sudah ditemukan satu atau beberapa “penyebab” jangan puas sampai di situ, karena ada kemungkinan masih ada akar penyebab di dalamnya yang “tersembunyi”. Bahasa gaulnya, jangan hanya melihat yang gampang dan nampak di luar.
Ishikawa mengajarkan kita untuk melihat “ke dalam” dengan bertanya “mengapa?……mengapa?…dan mengapa?”. Hanya dengan bertanya “mengapa” beberapa kali kita mampu menemukan akar permasalahan yang sesungguhnya. Penyebab sesungguhnya, bukan gejala.
Dengan menerapkan diagram Fishbone ini dapat menolong kita untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya masalah khususnya di industri manufaktur dimana prosesnya terkenal dengan banyaknya ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan. Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya.
Kaoru Ishikawa, ilmuwan yang banyak menyumbangkan pemikiran di bidang manajemen kualitas ini lahir pada tahun 1915 di Tokyo, Jepang. Alumni teknik kimia Universitas Tokyo ini ingin merubah konsep pemikiran manusia tentang bekerja. Ishikawa mengurai secara rinci prinsip
plan-do-check-act W.Edward Deming, sang kreator P-D-C-A menjadi;
1. Plan-P>> Tentukan gol dan target
>> Tentukan cara/metode mencapai gol
2. Do-D>> Terlibat dalam pendidikan dan pelatihan
>> Implementasi pekerjaan
3. Check-C>> Cek akibat dari implementasi
4. Act-A>> Mengambil tindakan yang sesuai
Bagaimana Menggunakan Diagram Fishbone?Ya….inilah bagian yang paling penting. Ishikawa
san telah menciptakan ide cemerlang yang dapat membantu dan memampukan setiap orang atau organisasi/perusahaan menyelesaikan masalah dengan tuntas sampai ke akarnya. Kumpulkanlah beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian memadai menyangkut problem yang terjadi. Semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaan sangat diperlukan di sini, juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan setiap individu.
Ini tentu bisa dimakhlumi, manusia mempunyai keterbatasan dan untuk mencapai hasil maksimal diperlukan kerjasama kelompok yang tangguh. Masalah-masalah klasik di industri manufaktur seperti:
>> keterlambatan proses produksi
>> tingkat
defect (cacat) produk yang tinggi
>> mesin produksi yang sering mengalami
trouble>>
output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi
>> produktivitas yang tidak mencapai target
>>
complain pelanggan yang terus berulang
dan segudang masalah besar dan rumit lainnya, perlu ditangani dengan benar.
Solusi instan yang hanya mampu memandang sampai tingkat gejala, tidak akan efektif. Masalah mungkin akan teratasi sesaat, namun cepat atau lambat akan datang kembali.
Kaoru Ishikawa yang juga penggagas konsepimplementation of quality circles ini sangat percaya pentingnya dukungan dan kepemimpinan dari manajemen puncak (top management) dalam suatu organisasi/perusahaan didukung oleh kerjasama tim (teamwork) yang solid sangat berperan dalam pembuatan produk unggul dan berkualitas.
Selesaikanlah suatu masalah sampai ke akar-nya dengan tuntas agar masalah yang sama tidak terulang lagi di masa yang akan datang.
Selamat mengimplementasikan diagram Ishikawa!.
Sumber
Fishbone diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga disebut
Cause-and-Effect Diagram atau
Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (
7 basic quality tools).
Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah
teamcenderung jatuh berpikir pada rutinitas (Tague, 2005, p. 247).
Suatu tindakan dan langkah
improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat
fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan akar penyebab masalah secara
user friendly,
toolsyang
user friendly disukai orang-orang di industri manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan (Purba, 2008, para. 1–6).
Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi
brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi
brainstorming.
Untuk lebih jelasnya, saya akan menguraikan prosedur atau langkah-langkah pembuatan
fishbone diagram di bawah ini.
Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram
Pembuatan
fishbone diagram kemungkinan akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi
fishbone diagram. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah:
flipchart atau
whiteboard dan
marking pens atau
spidol.
LANGKAH 1: MENYEPAKATI PERNYATAAN MASALAH
- Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalamfishbone seperti “kepala ikan”.
- Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Bahaya Potensial Pembersihan Kabut Oli”.
- Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).
Gambar 1. Pembuatan Fishbone Diagram — Menyepakati Pernyataan Masalah
LANGKAH 2: MENGIDENTIFIKASI KATEGORI-KATEGORI
- Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishbone seperti “tulang ikan”.
- Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
- Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:
- Machine (mesin atau teknologi),
- Method (metode atau proses),
- Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
- Man Power (tenaga kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power(pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),
- Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
- Milieu / Mother Nature (lingkungan).
- Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:
- Product (produk/jasa),
- Price (harga),
- Place (tempat),
- Promotion (promosi atau hiburan),
- People (orang),
- Process (proses),
- Physical Evidence (bukti fisik), dan
- Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).
- Kategori 5S yang biasa digunakan dalam industri jasa:
- Surroundings (lingkungan),
- Suppliers (pemasok),
- Systems (sistem),
- Skills (keterampilan), dan
- Safety (keselamatan).
- Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Kategori pada contoh ini lihat Gambar 2.
Gambar 2. Pembuatan Fishbone Diagram — Mengidentifikasi Kategori-Kategori
LANGKAH 3: MENEMUKAN SEBAB-SEBAB POTENSIAL DENGAN CARA BRAINSTORMING
- Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesibrainstorming.
- Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.
- Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal.
- Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak memakai APD” (lihat Gambar 3).
- Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.
Gambar 3. Pembuatan Fishbone Diagram — Menemukan Sebab-Sebab Potensial
LANGKAH 4: MENGKAJI DAN MENYEPAKATI SEBAB-SEBAB YANG PALING MUNGKIN
- Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-subnya.
- Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
- Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
- Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
- Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.
- Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram(lihat Gambar 4).
Gambar 4. Pembuatan Fishbone Diagram — Melingkari Sebab yang Paling Mungkin
Diskusi selama sesi
brainstorming hendaknya dirangkum, seperti terlihat pada Tabel 1 di bawah ini.
Tabel 1
Rangkuman diskusi pada sesi brainstorming fishbone diagram| Possible Root Cause | Discussion | Root Cause? |
| MAN |
| Kemampuan karyawan melakukan tugas (cedera lama, fisik) | Cedera personil teridentifikasi saat briefing K3*. Pelaksanaan tugas tidak tergantung pada fisik. | N |
| Tidak tahu prosedur K3 | Awareness training di OJT sudah disediakan | N |
| Tidak mengikuti prosedur K3 | Karyawan baru di-briefing K3 dan sistem penalti | N |
| Tidak menghadiri training K3 | Pelatihan K3 diberikan dalam orientasi dan OJT | N |
| MACHINE / TOOLS |
| Tinggi tempat kerja rendah | Bukan akar masalah jika metode dapat diubah | N |
| Part sudah usang | Tidak ada part usang menyebabkan insiden | N |
| Tidak ada tanda bahaya | Tanda bahaya sudah ada | N |
| METHOD |
| Prosedur tidak diperbaharui | Review prosedur rutin setahun sekali | N |
| Tidak ada prosedur K3 | Prosedur meliputi prosedur K3 untuk semua kegiatan | N |
| Prosedur K3 salah | Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head | N |
| Prosedur K3 membingungkan | Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head | N |
| Prosedur terlalu manual | Bag dipegang operator, perlu memastikan tidak ada kebocoran oli, dll. | Y |
| Tidak ada komunikasi K3 | Disertakan dalam OJT | N |
| MATERIAL |
| APD** yang salah | Verifikasi dengan vendor sebelum membeli | N |
| Material yang tidak bisa diandalkan bahan (bag kimia) | Bag plastik rentan robek bila menyentuh objek tajam | Y |
| Kualitas rendah (pipa, APD, bagkimia) | Verifikasi dengan vendor sebelum membeli | N |
| Material yang digunakan salah (pipa, APD, bag kimia) | Verifikasi dengan vendor sebelum membeli | N |
| Tidak ada APD yang disediakan | APD sudah disediakan untuk semua aktivitas berbahaya | N |
*) K3 = Kesehatan dan Keselamatan Kerja
**) APD = Alat Pelindung Diri
Dari contoh di atas,
fishbone diagram dapat menemukan akar permasalahan, yaitu kabut oli selama ini dibersihkan dengan ditampung di
bag plastik yang rentan robek dan selama tidak ada
bag plastik ada kemungkinan oli menetes jika kran rusak, solusi bisa dengan menambahkan
containment tray atau
safety cabinet yang permanen menempel pada pipa.
Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan
fishbone diagram di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. Jika
fishbone diagram terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur ulang
fishbone diagram dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci sukses
fishbone diagram adalah terus bertanya “Mengapa?”, lihatlah diagram dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di “grass root” yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti permasalahan di lapangan.
Rujukan:
DitjenNak. (2000).
Panduan pelatihan total quality management dan meningkatkan sistem-sistem organisasi. Jakarta: Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian Republik Indonesia.
Purba, H.H. (2008, September 25).
Diagram fishbone dari Ishikawa. Retrieved from
http://hardipurba.com/2008/09/25/diagram-fishbone-dari-ishikawa.htmlTague, N. R. (2005).
The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from
http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224Sumber :
http://tianno.wordpress.com/2012/05/
